Pidätteleekö sähköpostietiketti uraasi? Näin kirjoitat ammattimaisemmin
Moni meistä aloittaa viestinsä kohteliaasti ja lämpimästi: ”Hei, ihan vaan tarkistan…”, ”ei hätää jos ei onnistu” ja lopussa vielä ”kiitos paljon!!” tai jopa suukkoja sisältävä allekirjoitus. Ulospäin sähköpostit vaikuttavat ystävällisiltä – mutta asiantuntijoiden mukaan tällaiset kielelliset tavat voivat huomaamatta heikentää sitä, kuinka ammattimaisina, osaavina ja edustuskelpoisina meitä työpaikalla pidetään.
Uravalmennukseen erikoistunut coach Hannah Salton ja etikettivalmentaja William Hanson avaavat, miksi niin moni kirjoittaa tällä tavalla ja millainen vaikutus sillä voi olla siihen, miten sinua arvioidaan, kuunnellaan ja jopa ylennetään työssä.
Yli-innokkaat huutomerkit – innostusta vai epävarmuuden peittelyä?
”Kiitos paljon!” on monelle oletusvastauksen loppu. Piste voi tuntua tylyltä, joten huutomerkki lisätään automaattisesti – tai kaksi. Saltonin mukaan huutomerkit viestivät halua näyttää positiiviselta ja innostuneelta, mikä on sinänsä ymmärrettävää.
Tuore tutkimus Journal of Experimental Social Psychology -julkaisussa osoittaa, että naiset käyttävät huutomerkkejä keskimäärin kolme kertaa useammin kuin miehet. Taustalla on usein ajatus siitä, että suora ja napakka viestintä leimataan naisten kohdalla helposti ”pomottavaksi” tai muutoin kielteisesti, kun taas miehillä sama tyyli nähdään määrätietoisena.
Yksi huutomerkki ei ole ongelma – mutta sen kumulatiivinen vaikutus voi olla, Salton varoittaa. Jos lähes jokainen lause päättyy huutomerkkiin, viesti voi alkaa tuntua ylinäytellyltä tai epävarmuutta peittelevältä. Se voi ajan myötä heikentää uskottavuuttasi, erityisesti tilanteissa, joissa sinun pitäisi viestiä asiantuntemusta, johtajuutta tai päätöksentekokykyä.
Emojit ja hymiöt – sympaattisia, mutta vievätkö uskottavuutta?
Kirjallinen viestintä on helppo tulkita väärin, minkä vuoksi monet lisäävät sähköposteihinsa hymiöitä tai emojeja pehmentääkseen sävyä ja tehdäkseen huumorin näkyväksi. Etikettivalmentaja William Hanson varoittaa kuitenkin, että tämä voi kääntyä itseä vastaan.
”Yksi emoji voi merkitä eri ihmisille täysin eri asioita – tai jotain, mitä et missään nimessä tarkoittanut”, hän sanoo. Hänen mukaansa olisi parempi panostaa selkeään kieleen ja hyvään kirjoitustapaan kuin yrittää korjata epäselvyyksiä kuvamerkeillä.
Hansonin mukaan emojit voivat liittää kirjoittajaan lapsellisen tai epäammattimaisen mielikuvan, mikä voi johtaa siihen, että sinut nähdään nuorempana, kokemattomampana tai vähemmän vastuullisena kuin oletkaan. Siksi hän suosittelee, ettei sähköposteihin lisättäisi lainkaan emojeja:
”Voit olla ystävällinen ja lämmin tekstissäsi ja silti täysin ammattimainen”, hän korostaa.
Suukot ja liiallinen tuttavallisuus – missä raja kulkee?
Joillekin on luontevaa päättää viesti ”x”-kirjaimilla tai useilla suukoilla, erityisesti jos samaa tyyliä käytetään pikaviestimissä. Työpaikan sähköpostissa tämä voi kuitenkin olla ongelmallista.
Hanson tiivistää yksinkertaisen säännön: älä lisää sähköpostin loppuun suukkoa, ellet oikeasti tervehtisi henkilöä poskisuukolla tosielämässä. Ammatillisissa yhteyksissä liiallinen tuttavallisuus voi hämärtää rajoja, herättää väärinkäsityksiä tai tuntua toisesta osapuolesta kiusalliselta.
”Vain tarkistan” – miksi varmistelukieli syö auktoriteettia
”Vain tarkistan, että tämä on ok?”, ”Toivottavasti tämä ei ole liikaa vaivaa”, ”En ole varma, onko tämä hyvä idea, mutta…” – tällaiset lauseet ovat monille arkipäivää. Hannah Salton kutsuu niitä varmistelulauseiksi, jotka voivat ajan myötä nakertaa ammatillista vaikutelmaa.
Hänen mukaansa erityisesti esihenkilöasemassa on tärkeää löytää tasapaino pidettävyyden ja kunnioituksen välillä. Jos viestit toistuvasti ylipahoitellen, anteeksipyydellen tai itseäsi pienentäen, sinusta voi muodostua kuva, että et ole täysin varma omasta osaamisestasi tai päätöksistäsi.
”Harva lukee sähköpostia ja ajattelee suoraan: ’hän ei luota itseensä’. Vaikutus on hienovaraisempi”, Salton selittää. Mutta jos kirjoitat jatkuvasti miellyttämisen kautta, se rakentaa vähitellen kuvaa ihmisestä, joka ei täysin seiso sanojensa takana tai joka on vähemmän pätevä kuin oikeasti on.
Mitä kannattaa karsia, jos haluat vaikuttaa ammattimaisemmalta?
Asiantuntijoiden mukaan tavoitteena ei ole muuttua kylmäksi tai persoonattomaksi, vaan tunnistaa tavat, jotka voivat huomaamatta syödä uskottavuutta. Seuraavat elementit kannattaa ainakin tarkistaa viesteistäsi:
- Liialliset huutomerkit: yksi silloin tällöin riittää – vältä useita peräkkäin.
- Emojit ja hymiöt: jätä ne sähköpostin ulkopuolelle, käytä sanoja sävyn välittämiseen.
- Ylimääräiset anteeksipyynnöt: älä pyydä anteeksi rutiiniasioista, kuten kokouskutsun lähettämisestä tai palautteen pyytämisestä.
- Vähättely ja varmistelu: vältä ilmauksia kuten ”en ole varma, mutta”, ”tämä voi olla tyhmä kysymys” tai ”vain pikainen kysymys”.
- Suukot ja liian tuttavalliset lopputerveiset: pidä allekirjoitus asiallisena, esimerkiksi ”Ystävällisin terveisin” tai ”Terveisin”.
Lämpöä saa olla – mutta ei hinnalla millä hyvänsä
Hannah Salton ja William Hanson korostavat, ettei tarkoitus ole riisua viesteistä kaikkea lämpöä ja persoonaa. Henkilökohtainen viestintätyyli on tärkeä osa työminääsi, ja sen näkyminen voi lisätä luottamusta ja helpottaa yhteistyötä.
Ongelma syntyy vasta silloin, kun hymiöitä, huutomerkkejä ja anteeksipyyntöjä käytetään keinona tulla hyväksytyksi tai välttää konflikteja. Tällöin viestintä ei enää palvele asiaa, vaan muodostuu keinotekoiseksi suojakerrokseksi, joka voi heikentää ammatillista painoarvoasi.
Salton suosittelee käytännön harjoitusta: kiinnitä huomiota muiden lähettämiin sähköposteihin. Millaiset viestit tuntuvat selkeiltä, rauhallisilta ja itsevarmoilta? Milloin lämpö tuntuu aidolta, ja milloin tyyli on liioiteltu tai levoton? Tätä kautta on helpompi tunnistaa myös omia tottumuksiaan.
Hyödynnä työkaluja ja tietoista muokkausta
Saltonin mukaan erilaiset tekoälytyökalut voivat auttaa hiomaan sähköposteja ammattimaisemmiksi: ne voivat ehdottaa selkeämpiä sanamuotoja, poistaa turhia täytesanoja ja auttaa lyhentämään liian pitkiä lauseita. Lopullisen sävyn ja viestin vastaat silti aina sinä itse.
Hyvä nyrkkisääntö on lukea tärkeät viestit vielä kerran läpi ennen lähettämistä ja kysyä itseltäsi: ”Kuulostaako tämä ihmiseltä, joka luottaa omaan osaamiseensa ja kunnioittaa vastaanottajan aikaa?”
Sähköpostien vaikutus uraan – osa isompaa kokonaisuutta
Sähköpostityyli on vain yksi osa sitä, miten sinut työpaikalla nähdään ja arvioidaan. Samalla tavalla kuin organisaatiot tarkkailevat työntekijöiden käytöstä, johtamistyyliä ja päätöksentekoa, ne kiinnittävät yhä enemmän huomiota myös viestintään – etenkin kun työ tehdään yhä useammin etänä ja digitaalisissa kanavissa.
Monissa ympäristöissä, joissa käsitellään vaikeita tai herkkiä teemoja – esimerkiksi rikollisuutta, väkivaltaa tai nuorten hyvinvointia – odotetaan erityisen selkeää, asiallista ja vastuullista viestintää. Yhtä lailla kuin uutisoinnissa esimerkiksi Marseillen huumekartellien tappavan väkivallan vaikutuksista lapsiin ja nuoriin, myös työpaikan sisäisessä viestinnässä kielen sävy ja tarkkuus vaikuttavat suoraan siihen, kuinka vakavasti sanomasi otetaan.
Lopulta kyse on johdonmukaisuudesta: mitä useammin viestit selkeästi, rauhallisesti ja itsevarmasti, sitä vahvemmaksi rakentuu kuva osaavasta ja luotettavasta ammattilaisesta – ja sitä vähemmän sähköpostit pidättelevät uraasi.
Ei sisällä instagram post:eja
